Coworking para equipos pequeños: cómo elegir espacio para un equipo de 2 a 10 personas

Para un equipo de entre dos y diez personas, un coworking puede ser la opción intermedia entre trabajar cada uno desde casa y alquilar una oficina. Pagas por los puestos que usas, no inviertes en mobiliario ni en obra y puedes crecer o reducir con más facilidad. Pero elegir espacio para un equipo no es lo mismo que elegirlo para una persona: cambian las prioridades.

Las dos opciones para un equipo

Puestos fijos en zona abierta

Reservas varias mesas juntas en la zona compartida. Cada persona tiene su sitio y el equipo trabaja cerca, pero rodeado de otros usuarios del coworking. Es la opción más económica y la que permite ajustar el número de puestos con más facilidad.

Encaja si el equipo trabaja mucho en remoto, si las llamadas son pocas o si os importa estar en contacto con la comunidad del espacio. También combina bien con equipos híbridos: puedes contratar menos puestos fijos que personas y completar con puestos flexibles o pases de día.

Despacho privado

Una sala cerrada solo para vuestro equipo, con acceso a las zonas comunes, salas y servicios del coworking. Se paga por despacho, no por persona, y el precio depende sobre todo de los puestos que caben.

Encaja si hacéis muchas llamadas o videollamadas, si manejáis información confidencial de clientes o si recibís visitas con frecuencia. Pierdes algo de la vida del coworking, pero ganas concentración y control.

Cómo decidir entre despacho y puestos

Los precios del bloque anterior son los precios «desde» que publican los propios espacios de nuestro directorio: no siempre incluyen IVA y en el caso de los despachos no indican cuántas personas caben. Úsalos como orientación y pide presupuesto para vuestro número de personas.

Una forma práctica de decidir es comparar el precio del despacho con el de los puestos fijos equivalentes y preguntarte si la diferencia compensa lo que ganáis en privacidad. Por ejemplo, si cuatro puestos fijos cuestan 600 € al mes y un despacho para cuatro, 750 €, estás pagando 150 € al mes por tener puerta. Las cifras son inventadas; haz la cuenta con las tarifas reales que te den.

Ten en cuenta también:

• Llamadas y videollamadas: si son diarias y largas, la zona abierta será incómoda para vosotros y para los demás. Pregunta cuántas cabinas telefónicas hay.
• Confidencialidad: si tratáis datos personales de clientes, en un despacho es más fácil controlar quién ve las pantallas y los papeles.
• Almacenamiento: material, archivo o equipos que no queráis mover cada día.
• Cultura de equipo: un despacho refuerza la identidad del equipo; la zona abierta facilita conocer a otros profesionales.

Salas de reuniones: el punto que más se queda corto

Para una persona, unas pocas horas de sala al mes suelen bastar. Para un equipo que se reúne cada semana y recibe clientes, las salas se convierten en el cuello de botella. Pregunta cuántas salas hay, de qué tamaño, cuántas horas incluye tu plan y cuánto cuesta la hora adicional. Si es posible, pide ver el calendario de reservas de un día normal.

Según los datos del directorio, la gran mayoría de los espacios dispone de sala de reuniones, pero el número de salas y las condiciones de uso varían mucho. Si vais a presentar proyectos o hacer formaciones, confirma también que hay pantalla, buena acústica y conexión estable.

Margen para crecer (o reducir)

Uno de los motivos para elegir un coworking es no atarte a una superficie fija. Para aprovecharlo, confirma antes de firmar:

• Si hay despachos de varios tamaños para cambiar a uno mayor dentro del mismo espacio.
• Si podéis añadir puestos flexibles temporales cuando entra alguien nuevo o en épocas de más trabajo.
• Con cuánto preaviso podéis reducir puestos y si hay penalización.
• Si el operador tiene otros centros en la ciudad por si os quedáis pequeños.

Si el equipo va a superar las diez personas en poco tiempo, compara también con una oficina propia. Tienes los costes que conviene sumar en la comparativa coworking frente a oficina alquilada.

Qué revisar en el contrato

El contrato de un equipo tiene más cosas en juego que el de un autónomo. Además de lo que explicamos en la guía sobre cómo elegir coworking, revisa estos puntos:

Domiciliación y deducción del gasto

Si el equipo es una sociedad, puede interesaros usar la dirección del coworking como domicilio social, siempre que responda a la realidad. Lo explicamos en la guía de domiciliación de empresas. Y si la cuota está a nombre de la empresa y se usa para su actividad, es gasto deducible con factura completa; los detalles están en gastos de coworking deducibles.

Por último, si vais a compartir espacio con otras empresas, revisad cómo proteger equipos y datos en cómo proteger tu negocio en un coworking.