El mundo del emprendimiento, es un camino que asumen muchas personas para poner en marcha su iniciativa de negocio. Pero, para triunfar en esta área tan competitiva, lo primordial es estar al día con diversos trámites que son imprescindibles llevar a cabo.
Para lograrlo, se ha elaborado esta guía de trámites, que representa una versátil herramienta que engloba aspectos que la persona emprendedora no debe dejar pasar por alto.
Se planteará toda la información jurídica requerida, así como los criterios necesarios para lograr ponerla en marcha de acuerdo a lo establecido por la ley.
El objetivo de esta guía es simplificar al máximo los trámites, para establecer un emprendimiento de forma sencilla, cumplir con todo lo establecido legalmente de forma eficiente, y optimizar la implantación en España de ese negocio del que se anhela obtener los mejores beneficios.
7 pasos iniciales que no pueden faltar
1. Solicitud de número de identificación
Si no eres ciudadano español, lo primero que debes hacer es solicitar el Número de Identificación de Extranjeros (NIE) en la Oficina de Extranjeros. Esta es imprescindible para realizar cualquier operación económica o cualquier gestión formal en el país.
2. Elegir el nombre de la empresa
El elección definitiva del nombre dependerá, en gran medida, de la disponibilidad presente en el Registro Mercantil.
Para esto debe ir preparado con 5 opciones, y esperar la respuesta de 2 a 3 días para recibir el certificado de denominación social de la empresa.
De no estar disponible ninguna de las opciones iniciales, se debe repetir el proceso.
3. Domicilio fiscal de la empresa
Este es un requisito imprescindible que debe cumplir toda empresa que desee establecerse en España. Podría tratarse de un local alquilado o propio.
4. Establecer los estatutos de la empresa
Este es un paso muy importante, ya que a través de esta se determinarán las normas jurídicas y fiscales por las que se regirá la empresa, así como las funciones de los gerentes.
En este documento es obligatorio incluir los siguientes datos de la empresa:
- Nombre o denominación social.
- Actividad.
- Domicilio social.
- Capital.
- Cesión de participaciones sociales.
- Nombre del gerente y sus funciones.
- Nombre de los socios.
- Número de participaciones sociales de cada socio.
- Firmas de los socios.
Es recomendable, que este documento sea redactado por especialistas para evitar errores u omisiones que podrían generar grandes consecuencias jurídicas.
5. Creación de la empresa
Esta debe ser establecida ante el notario, al que debe proveer:
- La razón social.
- Los estatutos establecidos.
- La dirección fiscal.
6. Aperturar la cuenta bancaria
El siguiente paso es acudir al banco con los documentos de creación entregados por el notario, para abrir una cuenta personal y profesional.
Este proceso puede ser realizado a través de los principales bancos de España como:
- Santander.
- Caixa.
- BBVA.
- Sabadell.
7. Solicitar el número de IVA intracomunitario
Cumplir con este requisito es obligatorio según la ley europea. A través de este es posible facturar en Europa, y permanecer exento de la cancelación del IVA en la facturación de algunos productos y servicios.
En este caso es necesario, que su número de IVA intracomunitario y el de su cliente aparezcan en la factura.
Un requisito imprescindible para obtenerlo, es demostrar a la administración tributaria española, que su empresa se encuentra domiciliada en su territorio y presta sus servicios desde ese país.
Un periodo de tres meses es el plazo para obtener el número de IVA intracomunitario.
Trámites genéricos
Este tipo de trámite debe ser llevado a cabo por todas las empresas, sin importar la naturaleza de su negocio, por lo que deben ser cumplidas antes de iniciar sus actividades:
- Administración de Hacienda: ante este ente debe realizarse la declaración inicial, finiquitar el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y el IVA, la declaración censal y la obtención del CIF.
- Registro Mercantil: formalizar la inscripción de la sociedad, en caso de que esta no sea autónoma.
- Tesorería General de Seguridad Social (SS): si va a realizar una actividad autónoma, el empresario debe concretar la inscripción en el Régimen de Trabajadores Autónomos (RTA), así como inscribir la empresa en la SS y realizar el alta de los empleados.
Licencia de apertura de actividad
Este documento acredita que la empresa se encuentra apta para llevar a cabo la actividad económica de la que es objeto, sin causar daños o molestias a terceros.
Solo quedan exentas de este requisito las actividades económicas, artesanales o artísticas que sean desarrolladas desde la vivienda propia.
Siempre y cuando, no se venda directamente al público y no cause molestias a los vecinos.
Otro punto importante a destacar, es que esta licencia es intransferible, aparte de que deberá emitirse una nueva cada vez que se realice un cambio en el local, alguna modificación en el tipo de actividad o variación en los titulares del negocio.
Procedimientos para llevar a cabo la apertura de actividad
- Esta licencia debe ser tramitada ante el ayuntamiento. Para esto es necesario llenar la solicitud, aparte de especificar la actividad a realizar y las características propias del local.
- En el caso de las actividades inocuas, como papelerías o inmobiliarias, los requisitos son más sencillos, ya que en un principio no generan ninguna molestia.
- Para las actividades consideradas clasificadas, las exigencias serán mayores. Dentro de estas se encuentran:
- Las que causan molestias como: ruido, gases, vibraciones, polvo, entre otros.
- Insalubres: relacionadas a productos o sustancias que puedan dañar la salud.
- Nocivas: que causen daños ambientales.
- Peligrosas: tales como combustibles, explosivos, sustancias radioactivas, etc.
- El plazo establecido para completar todo el proceso no está determinado claramente, este se desarrollará en el transcurso de varios meses y va a depender de la cantidad de trabajo que posea el ayuntamiento a la hora de realizar la solicitud.
Requisitos habituales
- Licencias estructurales: todos los locales deben cumplir con los requisitos mínimos establecidos para obtener la licencia de apertura. Esta será emitida por un técnico municipal, una vez que este culmine la inspección y determine que la obra está apta, por lo que puede proceder a aprobar la licencia, o indicar las remodelaciones necesarias.Si las remodelaciones son menores, el técnico podrá emitir una licencia provisional, con el compromiso por parte del empresario de que realizará las mejoras. Si se trata de remodelaciones mayores, será necesaria una nueva inspección posterior a la realización de las mejoras señaladas.
- Medidas de insonorización: es obligatorio para todos aquellos locales como bares o talleres, que lleven a cabo actividades potencialmente contaminantes. Para esto debe contarse con un estudio de impacto acústico realizado por un técnico, que incluya los detalles de la obra, foco de contaminación y, las medidas de control y prevención a ejecutar, como aislamientos especiales, sonómetros, etc.
- Medidas higiénicas: altamente necesarias para aquellos locales como restaurantes, cafeterías o bares, en los que se sirva comidas y bebidas. Se debe cumplir con las normativas municipales que especifican todas las características correspondientes a cada área. Así como materiales de construcción, ventilación, electrodomésticos, contenedores específicos de basura, material de limpieza, entre otros.
- Plan de emergencia: en todas las edificaciones deben existir las debidas señales de evacuación, así como disponer del alumbrado de emergencia necesario y extintores indicados para cualquier tipo de incendio. Sobre todo es indispensable en lugares públicos, centros sanitarios, alojamientos, etc. Deben ser establecidos planes de emergencia, que especifiquen un plan de evacuación y protección. Así como hacer público los planos del local que especifiquen claramente las rutas de salida y contar con alarmas acústicas.
Consejos generales
- Procurar dar inicio a los trámites con suficiente antelación para evitar retrasos.
- Tener presente, que los requisitos podrían variar según el municipio y la comunidad autónoma.
- Debido a que las normas pueden cambiar con rapidez, es necesario solicitar información actualizada ante la administración que corresponda, para asegurarse que se está actuando según los requerimientos vigentes.
- Mantener un respaldo de los documentos presentados. Estos son:
- Toda la documentación correspondiente a la identificación de la empresa.
- Datos acerca del negocio y el titular.
- Datos y características específicas del local.
- Pagar de las tasas al solicitar la licencia.
- Se puede acudir a empresas especializadas para realizar todos los ajustes necesarios, y así adaptar el local a los requerimientos exigidos según la actividad a realizar.
Evita sanciones
A pesar de que seguir a cabalidad con los requisitos pueda tornarse un tanto complicado, deben cumplirse en su totalidad.
Ya que, iniciar las actividades sin las debidas licencias, autorizaciones y registros pueden generar serios inconvenientes, como podría ser la cancelación de multas y el cierre cautelar hasta que se completen las gestiones necesarias.
Las sanciones y multas varían según la comunidad autónoma, pero lo cierto es que son bastante elevadas, por lo que podrían variar entre los 3000 a 60.000 euros.
Las multas a causa de infracciones laborales también suelen ser costosas.
En cualquiera de los casos, el incumplimiento de las formalidades que implican el establecimiento de un negocio de emprendimiento, representan una falta grave, por lo que bajo ningún concepto es recomendable exponerse a este tipo de sanciones.
El emprendimiento es una digna labor, que debe ser rodeada de mucho esfuerzo, dedicación, transparencia y toda la disposición de trabajar duro conforme a los trámites que establece la ley, para lograr la consecución de los objetivos y el crecimiento exponencial que se desea.
Nada mejor, que evitar que el esfuerzo de tu trabajo se vea empañado por omisiones o incumplimientos legales.
