Cómo elegir un coworking: modalidades, precios y contrato

Un coworking es un espacio de trabajo compartido en el que alquilas un puesto, un despacho o solo una dirección, normalmente con servicios incluidos y contratos más flexibles que los de una oficina tradicional. Para un autónomo o una empresa pequeña puede ser la diferencia entre trabajar aislado en casa y tener un sitio profesional donde recibir a clientes sin firmar un alquiler de cinco años.

Pero no todos los coworkings son iguales, y el más barato no siempre sale más barato. Esta guía te explica las modalidades que vas a encontrar, qué suele incluir el precio, qué mirar en la visita y en el contrato, cómo comparar con trabajar en casa o alquilar una oficina y qué tener en cuenta si quieres deducirte el gasto como autónomo.

Modalidades de coworking

Cada espacio usa sus propios nombres, pero casi todos ofrecen alguna combinación de estas opciones:

Si lo que buscas es sobre todo una dirección para tu empresa, lee la guía de domiciliación de empresas: explica qué exige la ley para usar la dirección de un coworking como domicilio social o fiscal.

Qué suele incluir el precio

Lo que entra en la cuota cambia mucho de un espacio a otro, y es la razón principal de que dos precios no sean comparables a simple vista. Lo más habitual en un puesto o despacho:

• Conexión a internet (wifi y, en algunos espacios, cable).
• Mobiliario: mesa, silla y, a veces, pantalla.
• Suministros (luz, agua, climatización) y limpieza.
• Zonas comunes: cocina o office, zona de descanso, cabinas para llamadas.
• Un número de horas de sala de reuniones al mes.
• Recepción de correo y paquetería.
• Acceso a eventos y actividades de la comunidad.

Suelen cobrarse aparte: horas de sala adicionales, impresión, taquilla, parking, acceso fuera de horario, domiciliación de la sociedad, atención telefónica personalizada y servicios como café de especialidad o almuerzos.

Cómo elegir: los criterios que más importan

Ubicación y acceso

Si vas a ir varios días por semana, el tiempo de desplazamiento pesa más que casi cualquier otro factor. Comprueba transporte público, aparcamiento, aparcabicis y si la zona es adecuada para recibir a tus clientes. Pregunta el horario de apertura y si hay acceso 24 horas o fines de semana, y en qué modalidades.

Conexión y equipamiento

Para muchos profesionales internet es innegociable. Pregunta qué conexión tienen, si hay redes separadas para los usuarios, si ofrecen cable en los puestos y qué pasa si se cae (línea de respaldo). Si haces videollamadas, pide probar desde el puesto que vas a usar.

Ruido, llamadas y privacidad

El ruido es la queja más habitual en los espacios abiertos. Mira si hay cabinas o salas pequeñas para llamadas, si hay normas sobre llamadas en la zona abierta y cómo está organizado el espacio (zonas silenciosas, zonas colaborativas). Si manejas datos de clientes, valora un despacho cerrado y pregunta dónde se guarda el correo.

Comodidad y salud

Vas a pasar muchas horas allí: luz natural, sillas regulables, temperatura, ventilación, limpieza de baños y cocina. Ve a la hora a la que tú trabajarías, no solo a la hora de la visita comercial.

Comunidad y perfil de usuarios

Uno de los valores de un coworking es la gente. Pregunta qué perfiles trabajan allí, si organizan eventos o presentaciones, si hay un gestor de comunidad y si facilitan colaboraciones entre usuarios. Para algunos negocios, la comunidad es su primer canal de clientes.

Flexibilidad para crecer o reducir

Comprueba si puedes pasar de puesto flexible a fijo o a despacho, añadir personas o reducir sin penalización. Si tu equipo puede crecer, pregunta qué despachos hay disponibles y con qué plazo.

El contrato: qué revisar antes de firmar

Muchos coworkings funcionan con un contrato de prestación de servicios y no con un contrato de arrendamiento de local. La diferencia importa: un arrendamiento de local para uso distinto de vivienda se rige por la Ley de Arrendamientos Urbanos, mientras que un contrato de servicios se rige por lo que pactéis. Lee con atención estos puntos:

• Duración y permanencia. Si hay un compromiso mínimo (meses) y qué pasa si te vas antes.
• Preaviso. Con cuánta antelación tienes que avisar para darte de baja o cambiar de modalidad.
• Fianza o depósito. Cuánto es, para qué se usa y cuándo te la devuelven. En un arrendamiento de local sujeto a la LAU, la fianza obligatoria en metálico es de dos mensualidades de renta (art. 36); en un contrato de servicios depende de lo pactado.
• Precio, IVA y revisión. Si el precio incluye IVA, cuándo y cómo puede subir, y qué servicios incluye exactamente.
• Retención de IRPF. Si el contrato es un arrendamiento de inmueble urbano, como empresario o profesional puedes estar obligado a practicar una retención del 19 % sobre la renta (art. 100 del Reglamento del IRPF), salvo excepciones. Si es un servicio de coworking, la situación puede ser distinta. Pregunta al espacio cómo factura y confírmalo con tu asesoría.
• Uso de la dirección. Si puedes usarla en tu web, tus facturas o como domicilio social o fiscal, y qué pasa con tu correo cuando termines el contrato.
• Normas de uso. Invitados, horario, uso de salas, ruido, mascotas, almacenamiento.
• Responsabilidad y seguros. Quién responde si se pierde o se daña tu equipo y si necesitas un seguro propio.
• Protección de datos. Qué datos tuyos y de tu empresa tratan, sobre todo si contratas domiciliación y recepción de correo.

Cuánto cuesta un coworking y de qué depende

No hay un precio de referencia único: los precios varían mucho según la ciudad y la zona, y cada espacio incluye cosas distintas. En lugar de fiarte de medias publicadas, compara los espacios que realmente te interesan con estos factores:

• Modalidad. En general, de menor a mayor coste: oficina virtual, pase de día, puesto flexible, puesto fijo y despacho privado.
• Ciudad y zona. El centro de una gran ciudad o una zona de negocios cuesta más que un barrio o una ciudad mediana.
• Servicios incluidos. Horas de sala, recepción, acceso 24 horas o domiciliación pueden explicar buena parte de la diferencia.
• Compromiso. Muchos espacios rebajan la cuota si te comprometes por más meses o pagas por adelantado.
• Tamaño del equipo. En despachos, el precio suele calcularse por puesto o por metro cuadrado.

Un cálculo útil: divide la cuota mensual con IVA entre los días que de verdad vas a ir. Si vas dos días por semana, un bono de días puede salir mejor que una cuota mensual; si vas a diario, un puesto fijo puede costar poco más que uno flexible y te ahorra montar y desmontar cada día.

Coworking, casa u oficina alquilada

Si trabajas en casa como autónomo y afectas parte de tu vivienda a la actividad, la Ley del IRPF permite deducir los suministros (agua, gas, electricidad, telefonía, internet) aplicando el 30 % a la proporción de metros cuadrados destinados a la actividad, salvo que se pruebe otro porcentaje (art. 30.2.5.ª b). En un coworking, en cambio, el gasto es más fácil de justificar porque tienes una factura específica por el espacio de trabajo.

Muchos profesionales combinan opciones: trabajan en casa y usan un bono de días o salas por horas para reuniones, o tienen un puesto fijo y una oficina virtual en otra ciudad. Si dudas entre estas opciones, compara con más detalle coworking, oficina alquilada o trabajar en casa.

¿Puedo deducirme el coworking como autónomo?

Si tributas en estimación directa, la cuota del coworking puede ser un gasto deducible de tu actividad. La Agencia Tributaria exige, para cualquier gasto, que:

• esté vinculado a la actividad económica;
• esté justificado, de forma prioritaria mediante factura;
• esté registrado en la contabilidad o en los libros registro obligatorios.

La AEAT recuerda además que solo son deducibles los gastos posteriores al alta en la actividad. En cuanto al IVA, puedes deducir el que te repercute el coworking si el servicio está afecto directa y exclusivamente a tu actividad (art. 95 de la Ley del IVA) y tienes la factura a tu nombre. Si tributas por módulos, el rendimiento no se calcula restando gastos reales. Tienes más detalle en la guía de impuestos de los autónomos y en el artículo sobre si el coworking es deducible para autónomos.