Coworking, oficina alquilada o trabajar en casa: costes y cuándo compensa cada opción

Cuando empiezas a trabajar por tu cuenta, la pregunta sobre dónde trabajar suele resolverse por intuición: "en casa, que es gratis". Pero ni es gratis ni siempre es lo más rentable. Comparar las tres opciones con números te evita sorpresas a los doce meses.

Este artículo te da un método para comparar y tres ejemplos con cifras inventadas. Los importes de coworking y oficina varían mucho según ciudad, zona y servicios, así que sustituye los del ejemplo por los presupuestos reales que te den.

Qué debes comparar (y no solo el alquiler)

El error más habitual es comparar la cuota de un coworking con el alquiler de una oficina. Una oficina tiene muchos costes que no aparecen en el precio de portada. Haz la lista completa para cada opción:

• Cuota o alquiler mensual, y si el precio lleva IVA aparte.
• Suministros: luz, agua, climatización, internet.
• Servicios: limpieza, recepción, impresión, café, salas de reuniones.
• Mobiliario y equipamiento que tendrías que comprar.
• Fianza y permanencia: dinero inmovilizado y meses que te comprometes a pagar.
• Tu tiempo: desplazamientos, gestiones y averías que debes resolver tú.

Además de lo que cuesta, importa lo que aporta: concentración, imagen ante clientes, contacto con otros profesionales y separación entre vida personal y trabajo.

Trabajar en casa: más barato de lo que parece, pero no gratis

Trabajar en casa tiene el coste directo más bajo, pero tiene costes ocultos: más gasto en suministros, falta de espacio para recibir clientes y dificultad para desconectar. Si además vives con más personas, la concentración se resiente.

En cuanto a la fiscalidad, la normativa del IRPF permite al autónomo en estimación directa que afecta parcialmente su vivienda habitual a la actividad deducir los suministros (agua, gas, electricidad, telefonía e internet) en el porcentaje que resulta de aplicar el 30 % a la proporción de metros cuadrados dedicados a la actividad sobre el total de la vivienda, salvo que pruebes otro porcentaje (art. 30.2.5.ª b de la Ley 35/2006 del IRPF). Es una deducción modesta, como verás en el ejemplo.

Si quieres profundizar en cómo organizar bien el espacio doméstico, tienes una guía práctica en el artículo sobre productividad en el trabajo en remoto.

Coworking: pagas por uso y evitas la inversión inicial

En un coworking pagas una cuota que suele incluir mesa, internet, suministros, limpieza y zonas comunes. Según el espacio, puedes contratar un puesto flexible (hot desk), un puesto fijo, un despacho privado o simplemente bonos de días y de salas de reuniones.

La ventaja económica es la flexibilidad: puedes empezar con uno o dos días a la semana, subir cuando crezca la actividad y salir sin la permanencia larga de un contrato de local. Si quieres ver opciones por zona, consulta el directorio de coworkings, y si dudas entre varias, la guía para elegir un coworking te da los criterios.

Oficina alquilada: control total, pero con compromiso

Una oficina propia te da un espacio a tu medida, imagen de marca, espacio para guardar material y control sobre quién entra. A cambio asumes el contrato de arrendamiento (normalmente con un plazo mínimo y fianza), los suministros por tu cuenta y el equipamiento.

Suele empezar a compensar cuando hay un equipo estable que usa el espacio todos los días, cuando recibes clientes con frecuencia o cuando necesitas instalaciones que un coworking no ofrece. Antes de firmar, revisa con calma la duración, las condiciones de salida y qué gastos se repercuten.

Tres ejemplos con números inventados

Imagina a Lucía, diseñadora autónoma que trabaja sola. Tiene tres escenarios posibles. Todos los importes son mensuales y sin IVA.

Escenario 1: en casa

Lucía dedica 10 m² de una vivienda de 80 m², es decir, el 12,5 %. Aplicando el 30 % queda un 3,75 % de los suministros. Si sus suministros suman 150 € al mes en el ejemplo, la parte deducible sería de unos 5,6 € al mes. Su ahorro fiscal es pequeño, y el coste real está en la pérdida de concentración y de contactos.

Escenario 2: coworking

Con un puesto fijo de 160 € y cuatro horas de sala al mes, paga unos 200 € sin IVA. Si repercute IVA en sus facturas y recibe factura completa a su nombre, puede deducir el IVA soportado de ese gasto (lo desarrollamos en el artículo sobre si el coworking es deducible). No inmoviliza fianza grande ni firma por años.

Escenario 3: oficina

La oficina le costaría unos 795 € al mes, es decir, 595 € más que el coworking del ejemplo: 7.140 € al año de diferencia. A eso se suma una fianza (en el ejemplo, dos mensualidades de alquiler, 1.100 €) y el compromiso de pagar durante todo el plazo del contrato.

Cuándo compensa cada opción

Con los números del ejemplo, ¿en qué punto cambia la balanza? Si Lucía se une a otras personas y cada una necesita un puesto fijo de 160 €, el coworking de cuatro personas costaría 640 € más 40 € de sala, 680 € en total. Con cinco personas serían 840 €, ya por encima de los 795 € de la oficina. En este ejemplo, la oficina empieza a ser competitiva alrededor de las cinco personas con uso diario.

No es una regla universal, porque depende de los precios de tu ciudad. Lo útil es el método: multiplica la cuota por el número de personas y compárala con el total de la oficina, incluyendo todos los costes.

Cómo decidir sin equivocarte

Si trabajas solo o en un equipo de dos o tres personas y tu actividad aún está cambiando, el coworking suele ser el punto de partida más prudente: poca inversión y salida fácil. La oficina propia tiene sentido cuando tu facturación es estable, el equipo crece y necesitas un espacio propio. Trabajar en casa funciona si tienes un espacio separado y la disciplina para poner límites.

Puedes también combinar: dos días en casa para tareas de concentración y tres en un coworking para reuniones y contactos. Muchos espacios ofrecen bonos de días justo para ese uso.