Oficina virtual: qué es, qué servicios incluye y cuándo te conviene frente a la domiciliación

Una oficina virtual es un paquete de servicios que te permite tener una dirección profesional y la logística básica de una oficina sin ocupar un puesto a diario. La contratas en un centro de negocios o en un coworking, y el espacio se encarga de recibir tu correo, atender tus llamadas o dejarte una sala cuando la necesitas.

Es una opción habitual para autónomos que trabajan desde casa, empresas que solo tienen actividad digital y equipos que trabajan en remoto.

Qué incluye una oficina virtual

Cada centro arma sus planes a su manera, pero los servicios suelen ser estos:

• Dirección comercial o domicilio social: puedes usarla en tu web, tus facturas o, si el contrato lo permite, como domicilio de tu sociedad.
• Recepción y gestión del correo: el centro recibe cartas y paquetes, te avisa y los guarda, los reenvía o los escanea, según el plan.
• Atención de llamadas: un número de teléfono con recepcionista que contesta con el nombre de tu empresa y te pasa la llamada o el recado.
• Salas por horas: un número de horas de sala de reuniones o despacho al mes, o tarifa preferente para reservarlas.
• Acceso puntual al coworking: algunos planes incluyen días de puesto flexible al mes.

Según los datos de nuestro directorio de coworkings, unos 190 de los más de 900 espacios incluidos indican que ofrecen oficina virtual, y alrededor de 380 ofrecen domiciliación. Muy pocos publican el precio de estos servicios, así que tendrás que pedirlo.

Oficina virtual frente a domiciliación pura

La diferencia está en lo que va más allá de la dirección.

• Domiciliación: el centro te presta la dirección y gestiona el correo que llega a tu nombre. No hay atención telefónica ni uso de espacios. Es la opción más básica y suele ser la más barata.
• Oficina virtual: añade servicios para dar imagen de oficina y atender a clientes: teléfono, recepción de visitas, salas.

Si lo único que necesitas es no poner tu casa como dirección de la empresa, una domiciliación basta. Si además recibes llamadas de clientes o necesitas un sitio profesional para reunirte, la oficina virtual tiene más sentido. Todo lo relativo al domicilio social, el fiscal y las notificaciones lo explicamos en la guía de domiciliación de empresas.

Cuándo te conviene una oficina virtual

Tiene sentido sobre todo en estas situaciones:

• Trabajas desde casa y no quieres publicar tu dirección personal en la web, en las facturas o en registros públicos.
• Vas a constituir una sociedad y necesitas un domicilio social estable, distinto de tu vivienda. Si estás en ese punto, revisa la guía para crear una sociedad limitada.
• Recibes correo o paquetes y no siempre estás para recogerlos.
• Atiendes a clientes por teléfono y quieres que alguien conteste cuando no puedes.
• Te reúnes con clientes de vez en cuando y prefieres una sala profesional a una cafetería.
• Quieres presencia en otra ciudad donde tienes clientes pero no oficina.

En cambio, si vas a trabajar en el centro varios días a la semana, sale mejor un puesto flexible con domiciliación incluida. Te ayudamos a decidir en la guía sobre cómo elegir coworking.

Por qué te piden tantos documentos

El artículo 2.1.o) de la Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales, incluye entre los sujetos obligados a quienes, de forma profesional, facilitan un domicilio social o una dirección comercial, postal o administrativa a sociedades y otras personas jurídicas. Por eso el centro tiene que identificarte y conocer la actividad de tu empresa antes de firmar.

Lo normal es que te pidan el DNI o NIE de quien firma, la escritura de la sociedad y el poder de representación, el NIF de la empresa y una descripción de la actividad. Si un proveedor no te pide nada, es una mala señal.

El correo de la Administración

Si tienes una sociedad, la mayor parte de las comunicaciones oficiales no llegará en papel a tu oficina virtual. El artículo 14.2 de la Ley 39/2015 obliga a las personas jurídicas a relacionarse con las Administraciones por medios electrónicos, así que las notificaciones llegan a la sede electrónica o a la Dirección Electrónica Habilitada única. Revisarlas sigue siendo cosa tuya, aunque tengas una recepcionista recogiendo tu correo postal.

¿Es un gasto deducible?

Si la oficina virtual se contrata para tu actividad, el coste puede ser gasto deducible y el IVA soportado, deducible, siempre con factura completa a tu nombre o al de tu sociedad. Los requisitos están en el artículo sobre gastos de coworking deducibles para autónomos.