Cómo hacer un presupuesto profesional: partes, impuestos, validez y ejemplo de estructura

Un presupuesto es lo primero que tu cliente lee con atención. Si es claro, acelera la decisión y evita discusiones al facturar. Si es vago, abre la puerta a malentendidos sobre qué estaba incluido, cuándo se entrega y cuánto hay que pagar.

No necesitas un programa especial para hacerlo bien. Necesitas una estructura fija, un alcance bien descrito y unas condiciones que dejen poco a la interpretación.

Para qué sirve un buen presupuesto

Además de comunicar un precio, el presupuesto ordena lo que has entendido de la necesidad del cliente, fija las reglas del encargo (plazos, revisiones, pagos) y, una vez aceptado por escrito, sirve como referencia de lo pactado. Si todavía estás definiendo tus tarifas, el estudio de mercado te ayudará a situarlas frente a la competencia.

Partes de un presupuesto profesional

Estas son las secciones que no deberían faltar, en este orden:

1. Tus datos y los del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección de ambos. Facilitan después la factura.
2. Número y fecha: un número propio (por ejemplo, P-2026-014) te permite localizarlo y referenciarlo en la factura.
3. Objeto: una o dos frases que resuman el encargo.
4. Alcance detallado: qué entregas, en qué formato y cuántas revisiones incluye el precio.
5. Exclusiones: lo que no está incluido y cómo se cobraría si el cliente lo pide.
6. Desglose económico: conceptos, unidades, precio unitario, base imponible, impuestos y total.
7. Plazos: fecha de inicio, hitos y entrega, y qué necesitas del cliente para cumplirlos.
8. Condiciones de pago: anticipo, fechas, forma de pago y datos bancarios.
9. Validez: hasta qué fecha mantienes el precio.
10. Aceptación: espacio para firma o indicación de cómo aceptarlo (un correo de confirmación, por ejemplo).

Cómo reflejar el IVA y la retención

Presenta siempre la base imponible y los impuestos por separado. Según el artículo 90 de la Ley 37/1992 del IVA, el tipo general es el 21 %, aunque hay tipos reducidos para los bienes y servicios que enumera la propia ley. Comprueba cuál corresponde a tu actividad.

Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, tu cliente te aplicará una retención de IRPF. El artículo 95 del Reglamento del IRPF la fija en el 15 % con carácter general y en el 7 % para quien inicia actividad profesional, durante el año de inicio y los dos siguientes, si cumple los requisitos y se lo comunica al pagador.

Por ejemplo, para un servicio de 1.000 euros de base: IVA del 21 % (210 euros), retención del 15 % (−150 euros) y total a cobrar de 1.060 euros. Mostrar esta cuenta en el presupuesto evita sorpresas cuando llegue la factura. Tienes más detalle en la guía de impuestos de los autónomos.

Si el cliente es un particular

Con consumidores, el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios (art. 60) exige informar del precio total, incluidos todos los impuestos y tasas, y desglosar en su caso descuentos y gastos adicionales. Pon el total con IVA en un lugar visible, no solo la base.

Algunas actividades tienen además normas propias sobre el presupuesto. Por ejemplo, en los talleres de reparación de vehículos, el Real Decreto 1457/1986 reconoce al usuario el derecho a un presupuesto escrito con una validez mínima de doce días hábiles. Revisa si tu sector tiene una regulación así.

Validez y condiciones de pago

La validez protege tu precio frente a cambios de costes o de agenda. Elige un plazo razonable para tu sector, escríbelo como fecha concreta («válido hasta el 30 de noviembre de 2026») y, si vence, revisa el precio antes de aceptarlo.

En operaciones entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad establece que, si no se fija plazo, el cliente debe pagar a los 30 días naturales desde la entrega de los bienes o la prestación del servicio, y que por pacto no puede acordarse un plazo superior a 60 días naturales (art. 4). Esta ley no se aplica a las operaciones con consumidores.

Para encargos largos, divide el pago en hitos: un anticipo al aceptar, un pago intermedio y el resto a la entrega. Si cobras un anticipo, recuerda que también debes emitir factura por ese pago anticipado.

Ejemplo de estructura

Por ejemplo, un presupuesto para el diseño de una tienda en línea podría organizarse así:

Las cifras son ilustrativas. Debajo de la tabla irían las exclusiones (por ejemplo, textos y fotografías de producto), los plazos, el calendario de pagos y la validez.

Si usas un programa de facturación, comprueba que permita convertir el presupuesto aceptado en factura sin volver a teclear los datos. En la selección de herramientas digitales para autónomos tienes opciones, y en la guía de facturación electrónica y Veri*factu los requisitos que debe cumplir ese programa.