Cómo fijar tus tarifas como freelance: cálculo, tarifa por proyecto y subidas de precio

Muchos freelances fijan su tarifa mirando lo que cobran otros o lo que cobraban como asalariados divididos por horas. Las dos referencias fallan: no tienen en cuenta tus gastos, las horas que no puedes facturar ni los impuestos que pagarás después.

El punto de partida correcto es al revés: calcular cuánto necesitas ingresar y cuántas horas puedes vender de verdad. Con eso tienes un precio mínimo; a partir de ahí, el mercado y el valor que aportas deciden cuánto más puedes pedir.

Cómo calcular tu tarifa mínima

El cálculo tiene tres piezas: tus gastos anuales, los ingresos que quieres obtener y tus horas facturables.

1. Gastos del negocio en un año

Suma todo lo que pagas para poder trabajar: cuota de autónomos, gestoría, equipos y su renovación, software, un puesto en un coworking o la parte de casa que dedicas a la actividad, formación, seguros, desplazamientos y publicidad. Si no sabes qué gastos podrás deducirte, la guía de impuestos para autónomos explica cómo funcionan.

2. Ingresos que quieres obtener

Piensa en lo que necesitas para vivir y ahorrar, pero antes de pagar el IRPF, porque el impuesto se calcula sobre tu beneficio. Incluye un colchón para meses flojos, bajas o imprevistos, que como autónomo no te cubre nadie más.

3. Horas que realmente puedes facturar

Aquí está el error más frecuente. Una jornada de ocho horas no son ocho horas facturables: parte del tiempo se va en buscar clientes, preparar presupuestos, facturar, contestar correos o formarte. Descuenta también vacaciones, festivos y algún margen para enfermedad.

¿Tarifa por hora o por proyecto?

La tarifa por hora es tu herramienta de cálculo interno, pero no siempre la mejor forma de presentar el precio al cliente.

Para presupuestar un proyecto, estima las horas, multiplícalas por tu tarifa y añade un margen por imprevistos. Después, deja por escrito qué incluye el precio, cuántas rondas de cambios entran y cuánto cuesta lo que quede fuera. Ese documento evita la mayoría de discusiones.

Con el tiempo, el precio por proyecto te permite cobrar por el resultado y no solo por el tiempo. Si un trabajo que antes te llevaba diez horas ahora te lleva seis, el valor para el cliente es el mismo.

IVA e IRPF en la factura

Tu tarifa es la base imponible: el precio de tu trabajo sin impuestos. Sobre ella se aplican dos conceptos que conviene tener claros antes de dar precios:

• IVA. Salvo que tu actividad esté exenta, sumas el IVA a la base. El tipo general es el 21 %, según el artículo 90 de la Ley 37/1992 del IVA, aunque algunas operaciones tienen tipos reducidos. Ese IVA no es tuyo: lo ingresas a Hacienda en la declaración trimestral.
• Retención de IRPF. Si desarrollas una actividad profesional y facturas a empresas o a otros profesionales, ellos te retienen una parte de la base y la ingresan por ti. La Ley 35/2006 del IRPF fija con carácter general el 15 %, y el Reglamento del IRPF prevé el 7 % en el año de inicio y los dos siguientes si no ejerciste actividad profesional el año anterior. Si facturas a particulares, no hay retención.

Por ejemplo, con una base de 1.000 €, un IVA del 21 % (210 €) y una retención del 15 % (150 €), la factura sería de 1.060 € a cobrar. Lo que cobras no es todo tuyo: el IVA va a Hacienda y la retención es un adelanto de tu IRPF.

Cuando hables de precios con empresas, aclara siempre si das la cifra "más IVA". Para todo lo demás sobre emitir facturas correctamente, consulta la guía de facturación electrónica y Verifactu.

Cómo subir tus precios

Revisa tus tarifas al menos una vez al año. Si tienes la agenda llena de forma constante, probablemente estás cobrando poco.

• Avisa con antelación. Comunica la nueva tarifa con tiempo suficiente para que el cliente pueda planificarse, y por escrito.
• Explica el motivo sin disculparte. Más experiencia, más resultados o más costes son razones válidas.
• Empieza por los clientes nuevos. Aplica el precio nuevo a quien llega y ve trasladándolo a los actuales.
• Ofrece alternativas. Si un cliente no puede asumir la subida, reduce el alcance en lugar del precio.

Negociar forma parte del trabajo, pero no bajes de tu tarifa mínima. Algunas ideas para defender el precio en la conversación están en el artículo sobre cómo cerrar una venta.