Los espacios de coworking se han consolidado como una de las tendencias más importantes en el mundo laboral. Estos entornos colaborativos atraen cada vez a más autónomos, startups y empresas que buscan modelos de trabajo híbridos, mayor ahorro en costes y entornos que favorecen la innovación.
Pero el crecimiento también trae consigo nuevos retos: la gestión de la seguridad, la coordinación interna y la prevención de incidencias se han convertido en factores clave para garantizar una experiencia óptima tanto para los profesionales como para los gestores de los espacios.
La buena noticia es que la tecnología está revolucionando la forma en que se diseñan, administran y protegen estos lugares. Los coworkings inteligentes han llegado para quedarse, ofreciendo soluciones que combinan datos, automatización y herramientas de coordinación avanzada.
El crecimiento de los coworkings y sus nuevos desafíos
España se ha posicionado como uno de los países líderes en espacios de coworking en Europa. Según datos recientes de CBRE, en 2024 se superaron los 1.800 espacios flexibles en todo el territorio, con un crecimiento interanual cercano al 12%.
Sin embargo, a medida que aumenta la densidad de usuarios, también lo hacen los riesgos asociados a:
- Saturación de espacios comunes y problemas de movilidad interna.
- Gestión de accesos para trabajadores, visitantes y proveedores.
- Protección de datos y dispositivos conectados.
- Coordinación de emergencias ante incendios, cortes eléctricos o incidentes de seguridad.
Estos retos han impulsado a gestores y operadores a apostar por la digitalización como herramienta para ofrecer entornos más seguros, eficientes y colaborativos.
Qué define a un coworking inteligente
Un coworking inteligente no se limita a ofrecer conexión Wi-Fi rápida o salas de reuniones con pantallas interactivas. Su valor está en la integración de tecnología, datos y gestión proactiva para optimizar tanto la experiencia del usuario como la seguridad operativa.
Algunas de sus características clave son:
- Automatización de accesos mediante tarjetas NFC, apps móviles o reconocimiento biométrico.
- Plataformas centralizadas para gestionar reservas de puestos, salas y servicios.
- Sistemas IoT (Internet of Things) para controlar iluminación, climatización y consumo energético.
- Monitorización en tiempo real de la ocupación y los flujos internos de personas.
- Protocolos avanzados de coordinación y prevención de incidencias.
La digitalización no solo aporta comodidad, sino que permite anticipar problemas, mejorar la eficiencia de los recursos y garantizar un entorno de trabajo seguro.
Tecnología aplicada a la seguridad y coordinación
Uno de los mayores desafíos para los gestores de coworkings es mantener entornos seguros sin restar flexibilidad. Las nuevas soluciones tecnológicas permiten actuar de forma proactiva en lugar de reactiva.
Sistemas de control y prevención
- Cámaras inteligentes y sensores IoT: detectan movimiento, presencia y variables ambientales (como temperatura o humo) para prevenir riesgos.
- Plataformas de gestión de accesos: registran entradas y salidas en tiempo real, evitando saturaciones y mejorando la trazabilidad.
- Integración con apps de gestión: los usuarios pueden recibir notificaciones inmediatas sobre incidencias, evacuaciones o alertas internas.
Coordinación en tiempo real
Cuando ocurre un incidente, la rapidez de respuesta es esencial. Herramientas de coordinación avanzada, como las que desarrolla Osprean, permiten centralizar la información en una única plataforma, enviar instrucciones claras y gestionar recursos de forma eficiente.
Este tipo de soluciones son especialmente útiles en espacios con alta rotación de personas, como coworkings grandes, hubs de innovación o centros de oficinas flexibles.
Casos reales de innovación en coworkings
La transformación hacia coworkings inteligentes no es una tendencia futura, sino una realidad presente en España y otros países europeos.
- Impact Hub Madrid: ha implementado un sistema de reserva inteligente de puestos que ajusta la ocupación según la demanda, reduciendo aglomeraciones en zonas comunes.
- LOOM Barcelona: utiliza sensores conectados para monitorizar la calidad del aire y ajustar automáticamente la ventilación en función del número de personas.
- Utopicus: ha incorporado sistemas digitales de gestión de accesos y evacuación, que permiten coordinar rápidamente a sus miembros en caso de incidentes.
Estos ejemplos demuestran que la innovación en seguridad y gestión no solo es viable, sino que se está convirtiendo en un factor diferencial para atraer y fidelizar usuarios.
Recomendaciones para gestores de coworkings
Si gestionas un espacio de trabajo compartido, aquí tienes algunas estrategias prácticas para aumentar la seguridad, la eficiencia y la experiencia de tus usuarios:
- Apostar por plataformas de gestión integral. Centralizar la información en un único sistema permite controlar accesos, reservas y ocupación, además de mejorar la comunicación con los usuarios.
- Implementar protocolos claros de emergencia. Tener planes de actuación definidos y actualizados es fundamental. Además, es recomendable realizar simulacros periódicos para que los usuarios sepan cómo actuar en caso de incidentes.
- Aprovechar la analítica de datos. El uso de big data ayuda a anticipar necesidades, optimizar la distribución de espacios y prevenir saturaciones.
- Colaborar con empresas especializadas. Soluciones como las de Osprean permiten gestionar emergencias de forma centralizada y coordinar equipos en tiempo real, aportando un valor añadido para espacios con alta rotación.
Beneficios de apostar por coworkings inteligentes
La implementación de estas tecnologías y protocolos no solo mejora la seguridad:
- Mayor confianza de los usuarios → se sienten protegidos y mejor atendidos.
- Optimización de recursos → mejor gestión energética y de ocupación.
- Reducción de tiempos de respuesta ante incidencias.
- Experiencia de usuario mejorada, lo que se traduce en mayor fidelización.
- Ventaja competitiva → los coworkings que invierten en innovación atraen más talento y empresas.
El futuro de los espacios coworking pasa por convertirse en entornos inteligentes capaces de garantizar la seguridad, optimizar recursos y mejorar la experiencia del usuario.
La tecnología, la analítica de datos y la coordinación avanzada no son solo tendencias: son herramientas indispensables para afrontar los retos actuales. Apostar por soluciones innovadoras y colaboraciones estratégicas permitirá que los coworkings evolucionen hacia espacios más seguros, conectados y sostenibles.
El coworking inteligente no es el futuro: ya está aquí. Y los espacios que lo adopten serán los que marquen la diferencia.
