Cuando pensamos en un espacio de coworking y en una comunidad de propietarios, a primera vista parecen dos mundos muy diferentes. Uno está orientado al ámbito laboral, mientras que el otro pertenece a la esfera residencial.
Sin embargo, si analizamos cómo se gestionan y cuáles son los retos que plantean, descubrimos que ambos comparten principios esenciales: convivencia, organización, sostenibilidad y eficiencia en la administración de los recursos.
En este artículo veremos qué paralelismos existen entre ambos modelos y qué lecciones pueden compartir. Explicaremos cómo la experiencia en la gestión de comunidades puede servir de guía para optimizar la administración de espacios de trabajo colaborativo.
Espacios compartidos: el punto de partida
La naturaleza colectiva de ambos modelos
Tanto un coworking como una comunidad de vecinos parten de la misma base: un espacio donde conviven diferentes personas con necesidades e intereses diversos.
En el primer caso, hablamos de profesionales autónomos, startups y empresas que utilizan zonas comunes como salas de reuniones, cocinas o espacios de descanso. En el segundo, se comparten portales, ascensores, garajes o patios. La clave está en que ambos entornos requieren de normas claras y de una gestión que garantice el equilibrio entre el uso individual y el beneficio colectivo.
Objetivos comunes: convivencia y eficiencia
En ambos casos, el fin último es el mismo: lograr que todas las personas que forman parte del espacio convivan en armonía, aprovechando al máximo los recursos disponibles y reduciendo conflictos. La experiencia muestra que, cuando se establecen reglas claras desde el inicio, la convivencia fluye con más facilidad.
Normas y convivencia: reglamentos en coworkings y comunidades
Estatutos y reglamentos de régimen interno
Las comunidades cuentan con estatutos y reglamentos de régimen interno que establecen horarios, uso de instalaciones y normas de convivencia. En los coworkings, los contratos de membresía cumplen una función similar, regulando el acceso a salas, la política de invitados o el uso de internet. Ambos modelos muestran que sin normas consensuadas es imposible gestionar un espacio común.
Resolución de conflictos y mediación
En una comunidad de vecinos son habituales los desacuerdos por ruidos, uso indebido de zonas comunes o reparto de gastos. En los espacios colaborativos, aunque con un matiz profesional, también surgen conflictos: ocupación excesiva de salas, incumplimiento de reservas o molestias por llamadas.
La solución en ambos casos pasa por contar con mecanismos de mediación imparciales, ya sea a través de un administrador de fincas o de un community manager del espacio.
Transparencia y comunicación
Un aspecto clave es la comunicación. En comunidades tradicionales, tablones de anuncios y reuniones periódicas ayudan a mantener informados a los vecinos. En coworkings, el uso de aplicaciones digitales y newsletters internas cumple la misma función. La transparencia en la información previene malentendidos y fomenta la confianza.
Gestión económica: de las cuotas de comunidad a las membresías del coworking
Presupuestos y previsión de gastos
En una comunidad de propietarios, la planificación económica anual garantiza que haya fondos para cubrir gastos de limpieza, mantenimiento o reparaciones. De forma análoga, estos espacios gestionan presupuestos que incluyen suministros, personal, renovación de mobiliario y mejoras tecnológicas.
Cuotas, derramas y planes de inversión
En las comunidades, las derramas permiten financiar inversiones puntuales como una rehabilitación de fachada o la instalación de placas solares. En los coworkings, los gestores también pueden optar por introducir planes de inversión que mejoren el espacio, como cabinas insonorizadas o equipos de videoconferencia.
El principio es el mismo: planificar con previsión para no comprometer la sostenibilidad financiera del espacio compartido.
Control y auditoría interna
La transparencia es fundamental. En comunidades, el administrador debe rendir cuentas periódicamente. En coworkings, mostrar con claridad cómo se destinan las cuotas de los usuarios contribuye a generar confianza y fidelidad.
Mantenimiento y sostenibilidad de los espacios
- Servicios comunes. En ambos casos dependen de servicios comunes que necesitan coordinación: limpieza, seguridad, climatización o conectividad. Una gestión profesional asegura que se reduzcan incidencias y que todos los usuarios disfruten de un entorno óptimo.
- La importancia de la sostenibilidad. El reto de la sostenibilidad está presente en ambos modelos. En comunidades, instalar sistemas de iluminación eficiente o paneles solares supone un ahorro a medio plazo. En coworkings, el uso de materiales reciclables, la optimización de la climatización y la reducción de plásticos son cada vez más valorados por los usuarios.
- Digitalización de la gestión. La tecnología es un aliado fundamental. En comunidades, las aplicaciones móviles permiten notificar incidencias, acceder a actas digitales o participar en votaciones online. En espacios colaborativos, la digitalización permite reservar salas, controlar accesos y gestionar recursos compartidos de forma eficiente.
El papel de la gestión profesional en la buena convivencia
Las figuras de administrador de fincas y de manager de coworking comparten más funciones de las que podría parecer. Ambos se encargan de planificar presupuestos, mediar en conflictos, coordinar proveedores y garantizar que el espacio funcione con fluidez.
Barcelona es un ejemplo claro de cómo se entrelazan estos dos mundos. Esta ciudad combina un tejido residencial con comunidades muy activas y un ecosistema de coworkings en constante expansión. En este contexto, la experiencia de Nonell Mateu, especialistas en la administración de fincas en Barcelona ofrece aprendizajes valiosos que pueden aplicarse en la gestión de espacios colaborativos, desde la planificación financiera hasta la resolución de conflictos.
Buenas prácticas para gestionar lo compartido
- Participación activa de los miembros. En ambos casos, la implicación de los miembros es esencial. Participar en reuniones, responder a encuestas internas o aportar propuestas de mejora fomenta un sentido de pertenencia y corresponsabilidad.
- Transparencia y comunicación digital. Las herramientas digitales permiten compartir actas, balances, calendarios de actividades o incluso alertas de incidencias en tiempo real. Adoptar estas soluciones facilita la comunicación y reduce la sensación de opacidad en la gestión.
- Cultura de respeto y corresponsabilidad. Más allá de las normas escritas, el éxito depende de la cultura que se construya. En coworkings, fomentar el respeto por los espacios comunes y el uso responsable de recursos es tan importante como cumplir horarios en comunidades. La corresponsabilidad asegura una convivencia más duradera y satisfactoria.
Coworkings y comunidades de propietarios, pese a sus diferencias, comparten la esencia de gestionar lo colectivo. Ambos muestran que el espacio es solo el escenario: lo realmente importante son las personas que lo habitan y la capacidad de organizarse de forma eficiente y respetuosa.
La experiencia de la administración de fincas puede inspirar a los gestores de coworking en aspectos como la transparencia financiera, la mediación en conflictos o la planificación sostenible. A su vez, la flexibilidad e innovación de los espacios colaborativos pueden servir de referente a las comunidades de vecinos que buscan modernizar su gestión.
En definitiva, ya sea en la escalera de un edificio o en una sala compartida de trabajo, aprender a convivir y gestionar lo común es el mayor reto —y también la mayor oportunidad— de las sociedades urbanas actuales.
